L'avvento dell'archiviazione su cloud ha eliminato in modo esagerato lo stress della gestione della carta ingombra. Pertanto, i datori di lavoro sono in grado di risparmiare tempo e allo stesso tempo migliorare il flusso di lavoro. Quindi, se stai cercando di ridurre l'utilizzo di documenti cartacei e migliorare l'efficienza, sei nel posto giusto. Questo articolo fornisce sei dei migliori software di gestione dei documenti tra cui scegliere.

I software di gestione dei documenti, altrimenti noti come sistemi di gestione dei documenti (DMS), sono programmi per computer, appositamente progettati per tracciare, ottimizzare e gestire i documenti e il flusso di lavoro, con gli obiettivi principali di ridurre il carico di lavoro e accelerare il flusso di lavoro.

Segui questo post per ottenere una visione completa di alcuni dei migliori strumenti disponibili per la gestione dei documenti.

Quali sono i migliori software di gestione dei documenti per PC?

eFileCabinet

eFileCabinet è probabilmente il principale software di gestione dei documenti oggi. È stato creato per facilitare l'archiviazione, il recupero e la condivisione dei file di Office. La funzione del software, tuttavia, va oltre la gestione dei documenti, in quanto è anche dotata di strumenti di contabilità e gestione delle risorse umane.

eFileCabinet ospita due varianti di supporto: la versione desktop (compatibile con Windows 10) e la versione mobile, appositamente progettata per i dispositivi mobili.

Questo software di gestione dei documenti ospita una funzione nota come "cloud-view", che consente agli utenti di eseguire il backup dei propri file sul cloud, direttamente tramite la piattaforma del software. Con questo, gli utenti possono facilmente visualizzare ed estrarre file tramite qualsiasi dispositivo, a condizione che tale dispositivo sia connesso a Internet.

Inoltre, eFileCabinet soddisfa tutti i requisiti di settore necessari, inclusi SEC, HIPAA, FINRA e altri requisiti standard.

Inoltre, il software funziona perfettamente con SecureDrawer, una funzione di condivisione unica, che funge da piattaforma di condivisione file end-to-end tra te e i tuoi clienti. È in grado di integrarsi perfettamente con una varietà di software di terze parti come MS Outlook, firma elettronica, scanner, stampanti e altro ancora sicuri.

Lastl,. Il software di gestione dei documenti eFileCabinet offre servizi online e on-premise. Il software offre una prova gratuita di due settimane ai nuovi utenti, dopo di che possono sottoscrivere un piano a pagamento a un prezzo iniziale di $ 15.

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OpenKM

OpenKM è, senza dubbio, uno dei software di gestione dei documenti più popolari sul mercato. È un software di gestione di livello aziendale altamente versatile, costruito per eseguire attività d'ufficio, che vanno dalla gestione dei documenti all'automazione del flusso di lavoro alle funzioni amministrative.

Lo strumento è appositamente progettato per i computer Windows. Tuttavia, è anche possibile accedervi tramite una serie di altri sistemi operativi desktop come Linux.

Fondamentalmente, il software di gestione dei documenti ospita un insieme dinamico di moduli, che eseguono tutte le operazioni di gestione del software. Alcuni di questi moduli includono: fatturazione elettronica, firma elettronica, crittografia (per crittografia e decrittografia dei file), codice a barre, archiviatore di posta e altro.

Inoltre, il design flessibile del software gli consente di integrarsi perfettamente con gli strumenti di Office pertinenti come AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office e altri. Dispone inoltre di un sistema di autenticazione collegabile, che può essere collegato a database o server esterni come SQL, Oracle, MySQL e pochi altri.

Alla luce di quanto precede, agli utenti viene offerta la possibilità di semplificare l'intero flusso di lavoro per migliorare l'efficienza. Quindi, questo software di gestione dei documenti è visto da molti più di un software di gestione del progetto rispetto a un normale gestore di documenti.

OpenKM offre due piani di base per i nuovi utenti: OpenKM Community e OpenKM Professional. Il primo è disponibile gratuitamente (con funzionalità limitate), mentre il secondo, con funzionalità più potenti, è un piano a pagamento ed è offerto da un preventivo (prezzi personalizzati).

Per ulteriori informazioni sul sistema del software e sui requisiti di download, accedere al sito Web di download di OpenKM.

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