Stai cercando un modo semplice ma semplice per collaborare e condividere attività con il tuo team? L' app Microsoft Planner ti aiuta a fare proprio questo e altro.

Fin dalla sua introduzione, l'app Microsoft Planner ha assistito vari team in tutto il mondo aiutandoli a creare nuovi piani, organizzare e assegnare diverse attività, condividere documenti, discutere via chat su cosa sta lavorando ogni persona e ottenere aggiornamenti sui progressi di ogni attività.

In poche parole, l'app fornisce un modo visivo per organizzare il lavoro di squadra e rimanere aggiornati sui progressi per varie attività.

L'app è progettata per Office 365, ma è disponibile solo per gli utenti con piani di abbonamento a Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium e Education.

Ciò significa che non è disponibile per abbonamento governativo o per uso personale.

Alcune delle attività che è possibile eseguire con l'app Microsoft Planner includono:

• Collaborare con il tuo team
• Allegare file, foto, documenti o collegamenti
• Aggiungi liste di controllo alle attività
• Aggiungi commenti alle attività
• Contrassegna le attività con le etichette
• Imposta e aggiorna l'avanzamento delle attività
• Imposta o aggiungi l'immagine di anteprima per le attività
• Visualizza lo stato di avanzamento dei tuoi piani
• Visualizza tutte le attività e i piani
• Ricevi e-mail su attività e piani
• Elimina attività o piani
• Tieni traccia dei progressi da qualsiasi luogo, su qualsiasi dispositivo

Come creare un piano sull'app Microsoft Planner

Microsoft Planner ti consente di creare un piano, organizzare e costruire il tuo team, assegnare attività e ottenere aggiornamenti sui progressi.

Gli utenti che non conoscono Microsoft Planner possono iniziare visitando task.office.com, creare piani nell'app Web, quindi visualizzare e aggiornare i propri piani su dispositivi mobili. Gli utenti esistenti possono ottenere Planner tramite il Web o le piattaforme mobili.

Per iniziare, segui questi semplici passaggi di seguito:

1. registrati
2. Crea un piano
3. Aggiungi un'attività
4. Imposta una data per il tuo compito
5. Classificare i tuoi compiti
6. Aggiungi persone dal tuo team
7. Assegna compiti a diversi membri del team
8. Tieni traccia dei progressi

Passaggio 1: Accedi

Come accennato in precedenza, Microsoft Planner è disponibile solo per abbonamenti lavorativi o scolastici, quindi per accedere è necessario disporre delle credenziali di accesso all'account aziendale o scolastico.

È importante notare che non è necessario installare alcun software sul PC o su un altro dispositivo per utilizzare l'app. Ti connetti semplicemente ad esso tramite il tuo browser web.

Una volta effettuato l'accesso, è possibile effettuare le seguenti operazioni:

• Accedi al tuo sito di lavoro o scuola Planner
• Visualizza, modifica e crea piani
• Visualizza, modifica e crea attività
• Chatta con i membri del team
• Tieni traccia dei progressi su piani e attività

Ecco come accedere a Microsoft Planner:

1. Apri il browser web
2. Sulla barra degli indirizzi, digitare http://office.com/signin o
3. Premi il tasto Invio sulla tastiera
4. Scegli l'account con cui desideri accedere
5. Inserisci il tuo indirizzo email e la password per l'account che hai scelto
6. registrati

Nota: se hai già effettuato l'accesso o hai l'ambiente Office 365 per il tuo posto di lavoro, puoi connetterti direttamente a Microsoft Planner tramite il programma di avvio dell'app.

Seguire questi passaggi per eseguire questo:

1. Seleziona l' app di avvio nella finestra del browser
2. Scegli il riquadro Planner nella home page o nel riquadro dell'app
3. Connetti a Planner

Creazione di un account con Microsoft Planner

Per accedere, il tuo lavoro o istituto scolastico deve aver effettuato la registrazione per un piano di Office 365 idoneo, quindi l'amministratore ti fornisce un account.

Se non riesci ad accedere nonostante questo, verifica con il tuo lavoro o l'help desk della scuola.

Passaggio 2: creare un piano

Dopo aver effettuato l'accesso a Microsoft Planner, è possibile accedere al sito e quindi vedere i piani disponibili per ciascuno dei gruppi di Office 365.

Esistono due diversi tipi di piani: pubblico e privato.

I piani pubblici sono visibili a tutti nel tuo lavoro o organizzazione scolastica, nel senso che escono ogni volta che qualcuno nell'organizzazione cerca un piano, mentre i piani privati ​​sono visibili a persone specifiche aggiunte al piano.

Nota: se rendi il tuo piano pubblico o privato, anche il tuo gruppo Office 365 viene reso pubblico o privato.

Per creare un piano, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegli un piano andando su Piani preferiti o Tutti i piani (puoi anche iniziare un nuovo piano selezionando Nuovo piano
2. Se selezioni Nuovo piano, dai un nome al tuo piano

   

3. Scegli chi può vedere il tuo piano
4. Seleziona Opzioni per:

• Aggiungi una descrizione
• Decidi se iscrivere automaticamente i nuovi membri alla notifica

1. Crea un piano

Nota: la creazione di un nuovo piano crea anche un nuovo gruppo di Office 365. Ciò facilita la collaborazione sia in Microsoft Planner, sia in altre applicazioni come Outlook e OneDrive, tra le altre.

Dopo aver creato un piano, il passaggio successivo è aggiungere attività.

Passaggio 3: aggiungere attività, impostare date e classificare

Quindi hai effettuato correttamente l'accesso, creato un piano e ora vuoi aggiungere attività al tuo piano.

Aggiungere attività significa semplicemente scomporre ciò che deve essere fatto e da chi.

Ecco come aggiungere attività al tuo piano:

1. Nella casella Da fare, immettere un nome di attività
2. Seleziona Aggiungi attività (puoi aggiungere più attività digitando il nome di un'attività, quindi premi invio e continua a digitare per aggiungerne altre. Se non riesci a vedere la casella Da fare, fai clic sul segno + più per mostrare la casella, quindi aggiungi un'attività

Puoi aggiungere maggiori dettagli alle tue attività e determinare l'aspetto sul tabellone.

Microsoft Planner consente di eseguire le seguenti operazioni con le attività create:

• Imposta un'immagine di anteprima per ogni attività. Per fare ciò, allegare un file, una foto o un collegamento all'attività o aggiungere un elenco di controllo.

La prima foto, file o collegamento allegato diventa l'anteprima. Se si desidera utilizzare un allegato diverso come anteprima o utilizzare una descrizione, selezionare l'attività, quindi selezionare Mostra su scheda. Per rimuovere l'anteprima, deseleziona la casella Mostra su scheda.

• Aggiungi l'inizio dell'attività e la data di scadenza. Per fare ciò, selezionare un'attività, quindi aggiungere una data di inizio e una data di scadenza.

Le date possono anche essere aggiunte ogni volta che si crea una nuova attività selezionando Imposta data di scadenza.

Se trovi una data rossa, significa che l'attività è in ritardo anche se è ancora in corso.

• Contrassegna le attività con le etichette. Le etichette ti aiutano a individuare rapidamente i tratti condivisi da diverse attività come posizione, tempistica e requisiti delle attività.

Per aggiungere etichette alle tue attività, vai alla lavagna, seleziona un'attività, scegli le caselle colorate a destra, quindi scegli la bandiera che userai e assegnale un nome.

Passaggio 4: aggiungi persone alla tua squadra

Per aggiungere persone al tuo team, segui questi passaggi:

• Vai a Pianificatore
• Seleziona membri
• Immettere il nome del membro che si desidera aggiungere

Nota: al momento puoi aggiungere solo persone all'interno della tua organizzazione. Tuttavia, esiste un piano in sviluppo per consentire agli utenti di aggiungere persone al di fuori delle proprie organizzazioni. Puoi visualizzare più funzionalità attualmente in sviluppo nella Roadmap di Office 365.

Dopo aver aggiunto le persone, puoi quindi assegnare loro delle attività.

Se devi rimuovere qualcuno dall'elenco o non hai più bisogno di qualcuno nel tuo piano, segui questi passaggi:

1. Seleziona la freccia accanto a Membri del piano
2. Punta la persona che desideri rimuovere
3. Seleziona i tre punti
4. Scegli Rimuovi

Passaggio 5: tenere traccia dei progressi

• Imposta e aggiorna l'avanzamento dell'attività. L'app Microsoft Planner classifica le attività in non avviate, in corso e completate.

È possibile aggiornare l'avanzamento selezionando l'attività, quindi utilizzare il menu a discesa Avanzamento. È possibile utilizzare un elenco di controllo per tenere traccia dell'avanzamento delle attività. Tuttavia, se stai cercando un piano più ampio o per visualizzare l'avanzamento complessivo delle attività, la visualizzazione Grafici ti fornirà questo. Al termine di un'attività, contrassegnarla come completata puntandola e selezionando il segno di spunta.

Nota: è possibile visualizzare le attività completate scorrendo l'elenco delle attività e selezionando Mostra completato.

Una volta impostate le attività, puoi organizzarle in bucket e aggiungere quelle con cui collaborerai mentre lavori.

Come ottenere notifiche e-mail sulle attività

A volte vuoi tenere traccia delle tue attività mentre sei in movimento, e questo è reso possibile attraverso le notifiche e-mail sull'app Microsoft Planner.

Le notifiche e-mail vengono attivate quando si crea un piano, quando si viene aggiunti come membri di un piano esistente, se un altro membro commenta un'attività commentata, se il proprietario del piano attiva le notifiche dell'attività dell'attività o se si è abbonati a un Piano.

I proprietari del piano possono anche inviare notifiche tramite l'app, al feed del piano ogni volta che un'attività viene assegnata o contrassegnata come completata.

Le notifiche di solito sono disattivate per impostazione predefinita, quindi per riceverle è necessario attivarle.

Per ricevere notifiche e-mail, ecco cosa devi fare:

• Seleziona i tre punti a destra del piano
• Scegli Modifica piano

  

• Seleziona Invia notifiche sull'assegnazione e il completamento dell'attività al feed di conversazione del piano
• Seleziona la casella per attivare le notifiche (per disattivare le notifiche, deseleziona la stessa casella).

Per iscriverti a un piano, seleziona i tre punti a destra del piano, quindi scegli Segui piano nella posta in arrivo. Fare lo stesso per annullare l'iscrizione, ma selezionare Interrompi il seguente piano nella posta in arrivo.

Pro e contro dell'app Microsoft Planner

Professionisti

• Organizza il lavoro di squadra e fai di più
• Facile da usare in quanto puoi avviarlo con un clic
• Organizza il lavoro visivamente
• Visibilità e trasparenza
• Perfetta collaborazione con il tuo team
• Notifiche e-mail su attività e piani
• Lavora su tutti i tuoi dispositivi
• Canali disponibili per l'invio di feedback in caso di problemi di risoluzione dei problemi con l'app

Contro

• Non disponibile per uso personale o governativo
• App non completamente sviluppata come altre app di collaborazione come Asana, perché alcune funzionalità sono ancora in fase di sviluppo

Scarica l'app Planner dal Microsoft Office Store.

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