La stampa è una delle operazioni chiave di qualsiasi azienda. Il suo significato deriva dal fatto che alcuni documenti, dati e informazioni sono relativamente facili da leggere in formato cartaceo ed è particolarmente importante a fini di riferimento. Di conseguenza, ora ci sono soluzioni digitali, appositamente progettate per ottimizzare le prestazioni delle stampanti e offrirti il ​​meglio delle informazioni stampate.

D'altra parte, il software di gestione della stampante è un'applicazione che gestisce le attività di stampa, fornendo un coordinamento abilitante tra computer e stampanti, per ottimizzare l'output di stampa. Il software viene in genere distribuito su un server centralizzato, che collega le stampanti ai computer all'interno di una rete. Ciò consente di avere un migliore controllo sul processo di stampa, rendendo il flusso di lavoro più economico e più veloce.

Negli ultimi 20 anni, gli strumenti di gestione della stampante (software) hanno visto un costante aumento dell'utilizzo. Oggi praticamente tutte le aziende lo adottano quotidianamente nelle loro operazioni principali. Una stampante tipica viene fornita con un software di gestione della stampante, progettato per soddisfare solo le esigenze di tale stampante. Questo non sarebbe l'ideale in un'azienda di grandi o medie dimensioni che utilizza diverse marche di stampanti.