Nel moderno mondo degli affari competitivo, tutte le organizzazioni si trovano ad affrontare nuove sfide relative alla produttività sostenuta e alla creazione della forza lavoro più impegnata. Ottenere l'output di destinazione in qualsiasi organizzazione dipende principalmente dalla coerenza del livello di produttività dei dipendenti.

Nel contesto economico odierno, nessuna organizzazione può operare ai massimi livelli di produttività a meno che tutti i suoi dipendenti non si impegnino a migliorare i livelli organizzativi per la produttività. Ciò significa che i dipendenti contribuiranno alla crescita dell'azienda.

Ma sfortunatamente, alcuni imprenditori tendono a fallire nel monitorare la produttività quotidiana dei loro dipendenti, e il risultato è il fatto che le loro prestazioni lavorative saranno dannose per la crescita dell'azienda e questa cosa non sarà in grado di essere rilevata e controllata.

Una cosa del genere rovinerebbe la capacità dell'azienda di raggiungere i suoi obiettivi. Ma grazie alla tecnologia e agli strumenti software per il monitoraggio della produttività dei dipendenti, le organizzazioni non devono attendere programmi di valutazione delle prestazioni dei dipendenti di durata troppo lunga per sapere come stanno andando al lavoro.

Principali motivi per l'utilizzo del software di monitoraggio dei dipendenti

Le e-mail sono la principale fonte di violazioni dei dati per le aziende perché i dipendenti devono scambiarsi informazioni attraverso la corrispondenza commerciale, quindi è fondamentale proteggere e tenere traccia dei dati quando è necessario rispettare le leggi HIPAA, le richieste GRAMA e le normative FINRA.

Esistono sul mercato alcune semplici soluzioni di sorveglianza e-mail che ti aiuteranno a monitorare le e-mail dei dipendenti per assicurarti che i dati critici non vengano condivisi intenzionalmente o inavvertitamente. I programmi di monitoraggio dei dipendenti includono capacità di monitoraggio della posta elettronica e più strumenti per monitorare altre attività dei dipendenti mentre svolgono il proprio lavoro.

Un altro aspetto centrale del software di monitoraggio dei dipendenti è la capacità di controllare la propria attività mentre si utilizzano le apparecchiature dell'azienda come laptop e desktop. Tali soluzioni saranno in grado di farti vedere a quali siti Web accedono i tuoi dipendenti, che sono i dipendenti che di solito scaricano file e quando si collegano o rimuovono le unità USB.

Questi strumenti saranno anche in grado di avvisarti quando vengono ricercate determinate parole chiave che richiedono preoccupazione dalla tua azienda e includono la ricerca di lavoro, la ricerca di pornografia o le ricerche relative ai contatti della concorrenza.

I migliori strumenti per il monitoraggio del posto di lavoro ti offriranno un controllo amministrativo che ti consentirà di bloccare questo tipo di attività e anche di limitare l'accesso a siti Web inappropriati o non garantiti. Puoi utilizzare con successo strumenti per monitorare il lavoro del tuo dipendente per scoprire cosa sta facendo un dipendente in questi giorni.

Cosa dovresti prendere in considerazione legalmente e tecnicamente parlando?

Il monitoraggio delle e-mail dei dipendenti può sembrare una violazione della privacy dei dipendenti, ma la Corte Suprema degli Stati Uniti ha decretato nel 2010 che è legale per le organizzazioni e le aziende monitorare le azioni dei dipendenti mentre sono al lavoro e mentre utilizzano l'azienda 'attrezzatura. Ciò include cercapersone, laptop, unità USB e dispositivi mobili. I programmi per il monitoraggio dei registri delle chiavi e per l'acquisizione delle password possono essere utilizzati anche in presenza di controversie etiche sull'argomento del loro utilizzo.

È importante ricordare che il governo federale non pone restrizioni al monitoraggio di Internet da parte dei dipendenti. D'altra parte, ci sono alcuni stati individuali che mettono al primo posto la protezione.

Sempre più stati stanno richiedendo ai dipendenti di avvisare i propri dipendenti nel caso in cui la loro azienda monitora l'attività online dei dipendenti e questo includa sequenze di tasti ed email. Tali notifiche possono essere divulgate nel manuale del dipendente o come promemoria via e-mail.

Modalità invisibile vs. modalità trasparente

Quando i datori di lavoro utilizzano tali strumenti di monitoraggio, possono scegliere l'opzione di utilizzarli in modalità invisibile o trasparente.

La modalità invisibile è anche nota come modalità silenziosa e ciò significa che i dipendenti non possono vedere il fatto che vengono monitorati. Strumenti di monitoraggio di alta qualità verranno eseguiti senza essere visti e non individuati dai dipendenti.

La modalità trasparente di sorveglianza consentirà ai tuoi dipendenti di vedere il programma di sorveglianza sui loro sistemi. Tale software richiede l'installazione su ogni singolo computer incluso il portale amministrativo. Non sarà facile come la modalità invisibile poiché gli amministratori dovranno controllare ogni singolo report di ciascun sistema per vedere come stanno facendo i dipendenti.

Come funzionano gli strumenti di monitoraggio?

Gli strumenti di tracciamento dei dipendenti devono essere installati su più sistemi, inclusa una stazione centrale, nel caso in cui i datori di lavoro desiderino che non vengano rilevati dagli utenti. Affinché questo tipo di strumento funzioni correttamente, è necessario innanzitutto disattivare il firewall e verrà riacceso al termine del processo di installazione.

D'altra parte, è praticamente impossibile che il programma funzioni senza patch e programmazione aggiuntive per consentire al software di monitoraggio del PC di aggirare il programma. Ciò forterà un buco nel sistema di sicurezza e renderà la rete vulnerabile a tutti i tipi di malware, virus, spyware e così via.

Fai attenzione ai virus sotto mentite spoglie

Dovresti essere consapevole del fatto che ci sono molti strumenti di sorveglianza dei dipendenti che sono in realtà virus mascherati e mentre possono offrirti funzionalità di keylogging e acquisizione password, raccoglieranno anche i dati dietro le quinte e li venderanno per violare il sicurezza dell'organizzazione. La maggior parte degli strumenti per il monitoraggio dell'attività dei dipendenti può aggirare il firewall, ma è ancora possibile che alcune minacce passino inosservate.

Distribuzione del software: cloud e locale

Un altro aspetto importante da considerare è il modo in cui stai implementando il software. In locale è l'opzione più comunemente usata e la maggior parte degli strumenti la offre. Ciò ti consentirà di ospitare il programma e i dati raccolti sul tuo server. Questa soluzione richiede un po 'più di conoscenza IT e può richiedere più tempo per la configurazione. Le soluzioni cloud, d'altra parte, sono più facili da gestire e possono essere configurate più rapidamente della distribuzione locale.

Soluzioni adatte alle tue esigenze

Il software parentale e il software di monitoraggio sono due soluzioni che monitorano l'utilizzo del personal computer. Sono entrambi installati e utilizzati su un singolo computer e non rappresentano le stesse minacce degli strumenti di sorveglianza della posta elettronica, ad esempio, che abbiamo già detto aggirare i firewall.

Il software di monitoraggio e il software parentale sono dotati di opzioni aggiuntive progettate per prevenire gli attacchi informatici insieme a strumenti per monitorare i figli e i coniugi quando si collegano online.

Ci sono molte aziende che sono anche alla ricerca di software di posta elettronica e di app che monitorano i messaggi in uscita e in entrata per spyware, virus e Trojan.

Esiste anche un software di crittografia e-mail in grado di proteggere i dati personali e le informazioni critiche quando vengono trasmessi a destinatari di terze parti. Tali strumenti assicureranno che i dati sensibili siano accessibili e utilizzati solo da persone che hanno davvero bisogno delle informazioni, pur mantenendole il più sicure possibile.

Ecco le cinque migliori scelte per monitorare l'attività dei dipendenti:

Teramind

Teramind fornisce software che semplifica il processo di raccolta del comportamento degli utenti sui PC per identificare attività sospette, monitorare l'efficienza e l'efficacia, rilevare possibili minacce e garantire la conformità del settore. La missione di Teramind è ridurre gli incidenti di sicurezza fornendo accesso in tempo reale alle attività degli utenti offrendo avvisi, avvisi, reindirizzamenti e blocchi degli utenti per mantenere le aziende e le organizzazioni il più sicure ed efficienti possibile.

Il software è disponibile in opzioni di distribuzione sia on-premise che basate su cloud per soddisfare le esigenze di qualsiasi organizzazione.

Teramind è in grado di identificare con successo quali utenti sono più rischiosi per la tua attività analizzando le tendenze nel loro comportamento. È possibile verificare quali politiche particolari hanno violato e quindi istruirli al fine di prevenire incidenti futuri.

Con questo strumento, puoi anche scrivere regole che reagiscono a qualsiasi attività dell'utente osservabile come bloccare l'invio di un messaggio di posta elettronica o avvisare quando un particolare documento viene stampato. Hai anche la possibilità di registrare e registrare tutte le attività, che vengono riprodotte come un video e analizzano i metadati della sessione.

Per iniziare con il software devi seguire questi passaggi:

• Iscriviti gratuitamente al software di monitoraggio dei dipendenti di Teramind Basic Cloud.
• Installare gli agenti di monitoraggio sulle macchine che si desidera monitorare e decidere le opzioni di controllo a tempo pieno o part-time.
• Devi personalizzare ogni impostazione di avviso e monitoraggio per personalizzare la piattaforma in base alle tue esigenze.
• Puoi accedere a tutte le funzionalità dalla piattaforma del software per funzionalità di monitoraggio uniche che migliorano sia la sicurezza che la produttività.

HipChat

HipChat funziona piuttosto bene come strumento complementare per piattaforme in stile WorkZone. Questo è uno strumento di gestione del tempo che è essenzialmente un instant messenger creato per i luoghi di lavoro. Sarai in grado di utilizzarlo per impostare chat room persistenti o comunicazioni 1 su 1.

Una delle sue funzioni più utili è una cronologia chat completa e ora i dipendenti che hanno perso una riunione su HipChat non dovranno più interrompere qualcun altro per recuperare il ritardo, dovranno solo rivisitare la sessione e sfogliarla rapidamente.

Questo software di monitoraggio del tempo è uno strumento importante per controllare le prestazioni lavorative quotidiane dei dipendenti e può rivelarsi un'opportunità per identificare quali strategie portano alla maggiore produttività.

WorkiQ

WorkiQ è uno strumento che tiene traccia del comportamento del computer dei dipendenti e fornisce report sul loro tempo trascorso in applicazioni non produttive e produttive. La dashboard dello strumento offre immagini chiare che ti diranno quali dipendenti e attivamente impegnati nel loro lavoro e quali vengono continuamente distratti.

Questo strumento offre il potere di classificare tutti i tipi di attività, tenere traccia dei processi in tutte le applicazioni e confrontare il modo in cui utenti diversi elaborano unità di lavoro simili. I dashboard di gestione offriranno i seguenti vantaggi:

• Individuare comportamenti improduttivi al momento dell'evento
• Individuare e anche gratificante comportamento produttivo
• Confronto della produttività effettiva dei dipendenti, incluso il mix e la complessità del lavoro che i dipendenti gestiscono
• Gestione dei lavoratori remoti
• Identificazione dei migliori performer per poter replicare i loro processi nel tempo
• Migliorare la distribuzione del lavoro attraverso l'identificazione di competenze sottoutilizzate o dipendenti sovraccarichi di lavoro

DeskTime

DeskTime è un'app di monitoraggio del tempo semplice e sicura che ti consente di aumentare l'efficienza e la produttività della tua azienda. Utilizzando questo strumento, è possibile monitorare più facilmente l'attività quotidiana, i congedi di malattia, il lavoro straordinario e le ferie dei dipendenti. Sarai in grado di ottenere una chiara panoramica del flusso di lavoro del tuo team. Con DeskTime puoi monitorare app, URL e anche tempo offline e puoi anche accedere a dati dettagliati sui modi in cui i tuoi dipendenti utilizzano app e siti Web e cosa stanno facendo quando non sono online.

Lo strumento offre schermate automatiche e tracker dei tassi di attività che ti permetteranno di seguire il tempo dedicato ai singoli progetti. DeskTime fornisce approfondimenti e report approfonditi per la fatturazione e puoi utilizzarlo per personalizzare facilmente, scaricare e inviare anche report CSV per fornire ai tuoi clienti le informazioni più precise sulla quantità di lavoro e tempo impiegato in tutti i progetti sviluppati dall'azienda.

Puoi supervisionare team locali e remoti sia dal tuo cellulare che dal tuo desktop e in questo modo puoi risparmiare tempo guardando i report sulle prestazioni della tua attività mentre sei in viaggio. Il team di supporto dello strumento è disponibile tramite chat, posta vocale e anche e-mail. Il team di DeskTime segue gli standard di sicurezza del settore per proteggere le informazioni personali che vengono fornite.

asana

Asana è uno strumento che offre attività, progetti, dashboard e conversazioni al fine di consentire ai team di spostare il lavoro in modo più efficiente dall'inizio alla fine. Puoi usarlo per vedere lo stato di avanzamento di qualsiasi progetto senza pianificare una riunione di stato o senza dover inviare e-mail. Con questo strumento, sarai in grado di utilizzare campi personalizzati per tenere traccia di tutto ciò che è di grande importanza per te, che si tratti di bug, candidati o lead.

È possibile organizzare le attività in elenchi o consigli condivisi per tutte le riunioni, i programmi e le iniziative. Le sezioni e le colonne consentiranno al tuo Asana di personalizzare al fine di abbinare i flussi di lavoro e aggiungere struttura a tutti i tuoi progetti.

Sarai in grado di suddividere il lavoro di un'attività in parti più piccole o di dividere il lavoro tra più progetti e quando un singolo compito diventa una grande e importante iniziativa, sarai in grado di trasformarlo rapidamente in un progetto.

I comportamenti dei dipendenti sono imprevedibili e con l'aiuto di questi fantastici strumenti sarete in grado di aumentare la loro efficienza sul lavoro e la produttività complessiva della vostra azienda. Sfogliali tutti e scegli il tuo preferito, in base alle tue esigenze. Garantiamo l'alta qualità di tutti gli strumenti di cui abbiamo discusso in precedenza per monitorare l'attività dei dipendenti sul lavoro.