La reception è il volto e la voce di qualsiasi organizzazione. Un software di receptionist automatizzato semplifica l'intero processo di gestione dei visitatori. Che si tratti del cliente, del candidato o del cliente, l'addetto alla reception è il primo punto di contatto con l'organizzazione. Questo è il motivo per cui sono ugualmente importanti per un'azienda proprio come le risorse umane o il reparto marketing.

Pertanto, un addetto alla reception è il principale responsabile di un'esperienza piacevole dal momento in cui il cliente chiama o entra nell'organizzazione. Ma, gestire la comunicazione faccia a faccia, online e durante le chiamate, allo stesso tempo può essere stressante.

Compiti d'ufficio vari come chiamare clienti, fatturare, programmare appuntamenti, ecc. Possono aggiungere al loro già impegnativo lavoro. Questo è quando un software di receptionist automatizzato viene in soccorso.

Ecco un breve elenco di alcuni dei principali sistemi software di gestione del front office per una maggiore efficienza nel 2019.

Quali sono i migliori strumenti di receptionist automatizzati per PC?

Vonage Business Solutions

Vonage Business Solutions, disponibile come app e download, aiuta a migliorare le comunicazioni aziendali. Questo software di receptionist automatizzato basato su cloud si fonde facilmente con browser Web, smartphone e prodotti aziendali.

I sistemi di telefonia aziendale Vonage sono perfetti per le medie imprese che ottimizzano il loro sistema di telefonia VoIP con dispositivi che funzionano su Internet.

Aiuta anche le aziende a connettersi al telefono, tramite messaggi di testo o tramite videoconferenza, risparmiando molto tempo per gli addetti alla reception.

L'annuncio, l'opzione Non disturbare o lo screening dell'opzione per connettere dispositivi diversi su un interno sono tra le sue caratteristiche principali. Gli account manager possono gestire le chiamate tramite il portale di amministrazione e valutare le registrazioni delle chiamate, modificare la visibilità della dashboard e altro ancora.

Possono anche visualizzare i dettagli di fatturazione e correggere le limitazioni di accesso remoto sul portale. Oltre alle soluzioni desktop, gli utenti possono anche scaricare la sua app mobile per un facile accesso. Può anche essere sincronizzato con Google, Outlook o CRM.

Prezzo: a partire da $ 19, 99.

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GoCanvas

L'immissione dei dati e la gestione dei contatti sono uno degli aspetti cruciali del personale della reception. GoCanvas è uno dei migliori software di gestione del front office che aiuta gli utenti a completare il loro lavoro in pochi minuti.

Viene fornito con potenti funzionalità per le organizzazioni aiutando gli utenti a creare e compilare moduli illimitati. Come bonus - gli utenti possono anche salvare dati illimitati.

Offre uno strumento di trascinamento della selezione che consente agli utenti di creare le proprie app mobili senza codifica o programmazione. Inoltre, consente agli utenti di acquisire immagini per il controllo di strumenti o il monitoraggio di rinoceronti con un solo clic.

Inoltre, può aiutare a confermare un ordine di vendita semplicemente ottenendo una firma sul tuo smartphone.

Canvas aiuta anche con i calcoli per stimare correttamente il prezzo dell'ordine. Cosa c'è di più? Tiene gli utenti informati sull'attrezzatura o sulla posizione dei membri del team con il tracciamento GPS.

La scansione del codice a barre in un clic, l'assimilazione senza soluzione di continuità dei pagamenti mobili e il caricamento del database dei clienti nelle sue altre app sono alcune delle sue altre caratteristiche degne di nota.

Prezzo: prova gratuita disponibile; versione a livello aziendale inizia da $ 45.

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Saluto receptionist digitale

Greetly Digital Receptionist è un'app per il check-in dei visitatori che aiuta gli utenti a fare di più. L'amministrazione è una parte critica e complessa di qualsiasi organizzazione e semplifica il flusso di lavoro con automazione.

Dalla gestione della reception alle riunioni fisse o al programma di viaggio, questo software consente di semplificare tutto il multitasking e di risparmiare tempo.

Questo software di gestione del front office intende risparmiare denaro e aumentare l'efficienza offrendo un alto livello di personalizzazione. Funziona su un registro visitatori basato su cloud ed è sempre disponibile per maggiore praticità.

Inoltre, invia avvisi istantanei tramite un messaggio vocale, e-mail, messaggi di testo o utilizzando Slack.

Prezzo: 14 giorni di prova gratuita disponibile; inizia da $ 99 / al mese.

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Jive Voice

Jive voice è un'altra registrazione automatizzata integrata e basata su cloud

Questo software per receptionist è adatto a varie aziende di tutte le dimensioni. Dalle caselle di posta vocale al software di receptionist virtuale, offre una gamma di suite VoIP ospitate. Questo sistema di operatore automatico gestisce e aggiorna il sistema telefonico in tempo reale. Può farlo da un dispositivo supportato da Internet utilizzando il sito Web di Jive.

L'editor del dial plan visivo dell'app aiuta il sistema telefonico a configurarsi in modo sorprendente. Aiuta a creare pianificazioni anticipate utilizzando un dial plan personalizzato che viene abilitato automaticamente una volta che l'utente è partito. Gli utenti possono anche aggiungere saluti personalizzati mentre li aiutano ad aggiungere il programma per l'intera giornata in una sola volta.

Una delle sue altre caratteristiche principali è Find Me / Follow Me che consente agli utenti di indirizzare le chiamate in arrivo a diversi telefoni in un determinato accordo. Ciò aiuta i singoli utenti a creare un flusso di chiamate esclusivo passando al loro interno.

Prezzo: a partire da $ 19, 95.

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HootSuite

La gestione della reception non riguarda solo la partecipazione alle chiamate o la gestione dei visitatori. Ma si tratta anche di trovare e creare un database di clienti e uno dei modi migliori per fare oggi è attraverso i social media.

Hootsuite è senza dubbio uno dei principali software che aiuta gli utenti a gestire i loro social media in un unico posto. In questo modo si raddoppia come un software competitivo di gestione del front office che aiuta gli addetti alla reception a ottenere i social media.

Il software è progettato per risparmiare tempo aiutando gli utenti a pianificare i loro post social. Li aiuta a rimanere attivi sulle piattaforme dei social media in ogni momento programmando automaticamente diversi post su tutti gli account social, contemporaneamente.

Mantiene inoltre gli utenti aggiornati con contenuti pre-autorizzati che il team può pubblicare. I dati vengono salvati nel file cloud preferito dell'utente.

Cosa c'è di più? Inoltre, consente agli utenti di stimare l'effetto delle promozioni sui social media con rapporti dettagliati. Inoltre, gli utenti possono anche cercare e filtrare le chat dei social media utilizzando hashtag, parole chiave e anche posizione.

Gli utenti possono trovare conversazioni in diverse lingue. Questo li aiuta ad avere un'idea di ciò che gli altri stanno parlando del loro marchio, ecc.

Prezzo: 30 giorni di prova gratuita disponibile; successivamente un prezzo di $ 5, 99 / mese.

Contrariamente alla credenza popolare, un addetto alla reception ha molte cose da gestire. Dalla gestione dei visitatori, la partecipazione alle chiamate dei clienti, la pianificazione di riunioni, i pranzi o l'itinerario di viaggio, alla gestione del database dei clienti, c'è molto da fare.

Questi sono alcuni dei migliori software di receptionist automatizzati che li aiutano a risparmiare tempo e semplificare le cose. Quindi, inizia a implementarli nella tua azienda per aumentare la produttività.