Nella vita di tutti i giorni, siamo costantemente impegnati nello svolgimento di attività. A volte capita, anzi molto spesso, che l'accumulo di un numero eccessivo di cose da fare non ci consenta il tempo di determinare su cosa dobbiamo concentrarci, generando così una forte componente di stress e riducendo significativamente la nostra produttività.

La GTD o Getting Things Done è un metodo di gestione del tempo che ci aiuta a gestire questo tipo di situazioni in modo da poter essere più efficienti e sapere sempre cosa deve fare la "prossima azione".

La metodologia si basa su un approccio in 5 fasi:

1. Cattura (posta in arrivo): registra tutto ciò che attira la tua attenzione. Libera la tua mente, non usarlo come archivio ma affidati a uno strumento esterno affidabile.
2. Chiarimento: analizza gli elementi catturati nella posta in arrivo ed entra nel merito. Se l'oggetto non è utilizzabile, lancialo o usalo come riferimento, altrimenti identifica l'azione successiva richiesta. Se l'azione richiede meno di 2 minuti, eseguirla immediatamente, altrimenti delegare (se possibile) o inserirla in un elenco.
3. Organizza: sposta gli elementi raggruppandoli in base a uno o più criteri.
4. Rifletti: esegui una revisione periodica (almeno settimanale) di tutte le tue attività, progetti ed elenchi.
5. Esegui: scegli la tua "prossima azione" utilizzando lo strumento che hai scelto per implementare la metodologia GTD.

Nelle righe seguenti, riepilogheremo le caratteristiche del software 5 GTD per darti una visione migliore degli strumenti disponibili.

I migliori strumenti GTD per aumentare la tua produttività alle stelle

Todoist

Todoist è un'applicazione di gestione delle attività molto semplice, senza funzionalità aggiuntive speciali. La schermata principale è divisa in due parti: sul lato sinistro troviamo le attività dell'albero, dove è possibile selezionare la priorità, la scadenza e altri parametri di ogni attività; nella parte destra dello schermo, è possibile inserire una descrizione di ciascuna attività.

La licenza è freeware, quindi completamente gratuita. L'elenco delle attività è memorizzato in formato XML, che offre molte opportunità per la formattazione e la stampa di report avanzati utilizzando fogli di stile.

Ottieni Todoist

Ricorda il latte

Ricorda che The Milk è un servizio online. È gratuito ma puoi anche registrarti per un account professionale a pagamento con funzionalità aggiuntive come la sincronizzazione dei dati, app per smartphone dedicate e supporto e-mail. La schermata principale è composta da carte divise per ambito.

L'inclusione delle diverse attività è elegante e completa: sul lato destro dello schermo è possibile inserire date di scadenza, etichette, luoghi e promemoria. Puoi anche aggiungere voci via e-mail, basta inviare un messaggio al tuo account indirizzo dedicato.

L'app Remember The Milk è piena di funzionalità aggiuntive, molte delle quali possono essere utilizzate con l'account PRO. I promemoria per le attività, ad esempio, possono anche essere inviati via e-mail.

Usa Ricorda il latte

Evernote

Evernote è uno strumento che consente all'utente di creare e gestire facilmente `Note 'su cui diversi tipi di informazioni come testo, immagini e allegati di qualsiasi tipo possono essere memorizzati nella versione Evernote Premium.

Evernote anche se non è correttamente un'applicazione per la gestione delle attività con alcuni espedienti può ancora essere utilizzata per questo scopo.

Le note, che possono essere confrontate con le attività, sono memorizzate in "blocchi note" che fungono da contenitori di note. Una caratteristica importante di Evernote sono i tag, che è un sistema di etichettatura molto utile per l'organizzazione di Notes; a ciascuna nota possono essere assegnate una o più etichette.

La sua vera forza sta nella sua capacità di sincronizzare le note. Ciò consente di creare e trovare informazioni archiviate praticamente in qualsiasi computer, browser Web o telefono cellulare. Evernote sincronizza automaticamente le note dopo pochi minuti o manualmente in qualsiasi momento facendo clic sul pulsante "Sincronizza".

Un'altra caratteristica interessante è la condivisione dei "Notebook". Questi possono essere condivisi pubblicamente via web o condivisi solo con determinate persone. Le note condivise possono essere modificate da ciascun destinatario solo se dispongono di account premium

La versione gratuita ha un limite di 60 MB di note al mese. È possibile abbonarsi a un account chiamato Evernote Premium

Ottieni Evernote

Come puoi vedere ci sono molte opzioni disponibili e, a seconda delle tue esigenze, puoi usarne una.

Hai usato e provato altri software per GTD che ritieni siano migliori di quelli elencati in questa pagina? Condividi la tua esperienza nei commenti.